伊藤和真

今回もグループウェアの使い方について、Tipsをまとめたいと思います。

以前にもお伝えしましたけど、会社で使う、まぁ業務で使う上でよく使うのが

①メール、②ドライブ、③チャット、④カレンダー

の4つです。他のものはあまり使わないって思ってください。それでおおよそ十分です。

で今回は、カレンダー・スケジュールの使い方についてまとめます。

スケジュールって何を書けばいいのかわかんない。

「別に予定に書くこと無いしなぁ」問題です。これ本当あるあるですよね。別にネットのカレンダー、スマホのカレンダーに限らず、手帳時代からという人も多いと思います。

社長の僕とか営業のチームとかは、外出が多いですし、ミーティングの機会も多いです。だから予定表って埋まってきますが、しかし、材光のフロントマンである現場だと難しいですよね。

「9時から12時まで現場」
「12時45分から打ち合わせ」
「13時から15時まで現場」
「17時から書類」

って、こんなことを書いていたら、バカバカしいです。総務とか内勤の方々だともっとかなと。

スケジュールに入れるのは「これしてるから邪魔しないでね」という仕事

このスケジュールの共有化でやりたいことは、「誰が何をしてるか知りたい」わけじゃないんです。

あいてる時間を簡単に見える化して「時間調整にストレスをかけたくない」のです。

まとまった時間がほしいときとか、集中して向き合いたい仕事って絶対ありますね。こういう時間にブッキングされてきたり、長い電話に応対したりすると、集中ゾーンに戻るまで時間がかかります。その結果、労務時間がいたずらに長くなったりするわけです。

こういうのをなくすために「この時間はコレしてるから、できたら邪魔しないでね」という意思表示をお互いしてほしいのです。まぁでも仕事ですから横槍はいることもあります。それは仕方ない。だけど、相手の時間を奪っている意識だけは、互いに持ったほうが良いと思うのです。

【その他カレンダーの共有化によって得られる効果】

こういった効用を狙っているわけです。皆んながスケジュールをガンガン使って共有化してくれたら、社内で少しずつ変化が作れると思います。